知人の社員旅行でホテルへのメールの翻訳

数年前知り合いがメールをくれて、南フランスに社員旅行に行くのだが30人ほどについてホテルとのやりとりのメールを翻訳してほしいと頼まれました。
知り合いの会社はこじんまりとしているのですが、社員さんだけではなくパートナーのひとなども行くので、手作りという感じで「ちゃんと翻訳料金は払いますから、少し丁寧にしてほしい」とのことでした。社員の皆さんも短期英会話教室に通って勉強しているとのことでした。
私はフランス語から日本語への翻訳が仕事のひとつなのですが、団体旅行、それも個人から直接というのはこれが初めてでした。
最初は「金銭的なこと」が一番大切かと思ったのですが、実際にはホテルのどのようなタイプの部屋にうまくメンバーを割振りする等ソフト面のほうに手間がかかりました。また、朝食をどのように取るかということも(食材のことも含めて)、かなり細かく手配しないと不安なので、友人とは何往復もメールのやりとりをして丁寧に訳しました。
・フランスの部屋の様式(ダブルベッドの部屋、ツインベッドの部屋等)
・朝食を取るときの様式(コンチネンタルタイプで飲み物とパンが主のものか、あるいはビュッフェスタイルか)、食事を取る場所の特色はどんな感じか
・観光する時のバスはどのくらいの大きさにするか
など、細かいことまで決めておかないと不安な日本人というのがありましたが、そういう日本人に合わせて細かく設定しようとしてくれて、ホテルの対応は意外なほどきめ細やかなものでした。非常にスムーズに行き正直驚きましたが、やはり、知人の会社の業種等の信用があったのかと思います。
旅行から戻ってからは「とても楽しかった」と短いメールが来ましたが、その翌年もオーダーがありましたので、「きめ細やかさ」は成功したのかなと思いました。